Menù, allergie e disposizione dei tavoli per un matrimonio all'estero

Risposta breve

Chiedete la scelta del menù e le allergie nella stessa risposta in cui gli invitati dicono sì o no, persona per persona e non per nucleo familiare. Raccogliete le risposte in un'unica lista per la cucina, in una lingua in cui la cucina lavora, con il nome e il tavolo di ogni invitato. Nell'UE un catering deve saper dire quali dei 14 allergeni previsti dal regolamento europeo sulle informazioni alimentari contiene un piatto, anche quando il cibo non è preimballato. Fuori dall'UE valgono le regole del paese, quindi chiedete alla location per iscritto. Fate la disposizione dei tavoli quando sapete chi viene, e prima chiedete alla location una planimetria con le misure e l'elenco dei tavoli che ha davvero.

A casa potete chiamare il ristorante, passarci un pomeriggio e indicare col dito. All'estero spesso avete una cucina che parla un'altra lingua, una location vista solo in foto e invitati di più famiglie, a volte di più paesi. A decidere se la cena riesce è raramente il cibo. È se l'informazione giusta arriva in tempo alla persona giusta. Questa guida segue l'ordine delle cose: cosa chiedere agli invitati, di cosa ha bisogno la cucina, a cosa deve saper rispondere la location e come fare la disposizione dei tavoli a distanza.

Scelte del menù e allergie nella conferma, non dopo

Ogni domanda che fate con un'e-mail a parte dopo le conferme è una domanda a cui alcuni invitati non risponderanno mai. Mettete quindi tutto nella stessa risposta:

• Venite? Sì o no, e chi del gruppo, con i nomi. I bambini con l'età, se la cucina prepara porzioni per bambini.
• La scelta del menù, se la offrite. Chiedete prima alla location cosa può preparare la cucina in due o tre versioni la stessa sera, così da non promettere agli invitati qualcosa che non si può fare.
• Allergie e diete di ogni persona, come testo libero. Chiedete agli invitati di scrivere cosa non tollerano, non solo un'etichetta: "frutta a guscio, anche in tracce" dice alla cucina più di "allergia alla frutta secca".
• Allergia o preferenza. Lasciate che gli invitati distinguano ciò che li fa stare male da ciò che preferiscono non mangiare. La cucina tratta le due cose in modo diverso, ed è giusto che possa farlo.

Nel nostro strumento di pianificazione Il nostro matrimonio scrivete il menù portata per portata e aggiungete le alternative, e ogni invitato sceglie nella sua risposta sul vostro sito del matrimonio. Scelte e allergie vengono sommate per voi, e ottenete una lista per la cucina da copiare o stampare.

Una lista che la cucina sa leggere, nella sua lingua

Una cucina che riceve dieci e-mail inoltrate e uno screenshot sbaglierà. Datele un'unica lista:

• Il numero di ogni piatto, per ogni parte del menù.
• Ogni allergia e dieta con nome e tavolo, meglio ancora con il numero del posto se il servizio è al tavolo. È così che il cameriere sa quale piatto va a chi.
• La lingua della cucina. Chiedete alla location in che lingua lavora la cucina. Scrivete le allergie in quella lingua, oppure in inglese con la parola locale accanto. Evitate abbreviazioni e codici vostri.
• Un solo destinatario. Mandate la lista a una persona di riferimento e chiedete una conferma scritta che la cucina l'abbia ricevuta.
• Una persona sul posto. Chiedete chi avrà la lista la sera del matrimonio e a chi possono rivolgersi gli invitati per una domanda sul cibo.

Se un invitato ha un'allergia grave, conviene che parli lui stesso con la cucina o con il coordinatore prima della cena. Voi siete i padroni di casa, non gli intermediari di tutto.