Sito del matrimonio per un matrimonio all'estero: cosa devono sapere gli ospiti, e quando

In breve

Il sito di un matrimonio all'estero deve rispondere a ciò che gli ospiti devono sapere prima di prenotare: data, località, aeroporto più vicino, alloggio e più o meno quanto costerà loro il viaggio. Pubblicate queste informazioni già quando inviate il save the date, aggiungete programma, dress code e modulo di risposta quando partono gli inviti, e fissate la scadenza delle risposte in base a quando la location e l'hotel hanno bisogno di saperlo. Scrivete la pagina nelle lingue che leggono i vostri ospiti, e tenete per voi la lista degli invitati, il budget e gli indirizzi privati.

A casa spesso bastano un invito e qualche messaggio. All'estero gli ospiti devono prenotare voli, trovare un letto, magari prendere diversi giorni di ferie e seguire un programma in un altro fuso orario. Ogni domanda a cui non rispondete in anticipo torna sotto forma di messaggio, spesso la stessa da più persone. Questa guida parla della pagina in cui si raccolgono le risposte. Per il viaggio vero e proprio, leggete viaggio degli ospiti e risposte per un matrimonio in Italia; quasi tutta quella checklist vale anche per altre destinazioni.

Perché un matrimonio all'estero ha bisogno di una pagina sua

Tre cose distinguono un matrimonio all'estero da uno a casa, e tutte e tre riguardano le informazioni. Gli ospiti decidono con i soldi: voli e camere si prenotano molto prima del giorno, e prima hanno le informazioni giuste, più è facile dire di sì. Le informazioni cambiano: una partenza slitta, un hotel libera camere, una cena cambia posto. Un invito stampato non si aggiorna, una pagina sì. E gli ospiti arrivano da posti diversi, con lingue e abitudini diverse, e tutti hanno bisogno della stessa risposta.

Una pagina non sostituisce un invito personale. È il punto a cui rimandano l'invito, il save the date e ogni promemoria, così esiste una sola versione dei fatti.

Cosa mettere sulla pagina

Ordinate la pagina secondo le domande che fanno gli ospiti, nell'ordine in cui le fanno.

• Data e luogo. Il giorno del matrimonio e, se è un weekend con più momenti, in quali giorni gli ospiti dovrebbero essere sul posto.
• Viaggio e aeroporto più vicino. Il nome dell'aeroporto o degli aeroporti, come proseguire e quanto dura di solito l'ultimo tratto secondo la location o la società di transfer. Se organizzate il transfer: quando e da dove parte. Se il luogo è su un'isola, leggete come portare gli ospiti a un matrimonio su un'isola.
• Documenti di viaggio. Un promemoria per controllare in tempo passaporto, carta d'identità ed eventuali regole sui visti. Le regole dipendono dalla cittadinanza dell'ospite e dalla destinazione, quindi rimandate a una fonte ufficiale invece di riassumerle voi.
• Alloggio. Dove possono dormire gli ospiti, meglio se in più fasce di prezzo, come prenotare, chi paga e fino a quando vale un eventuale blocco di camere. Chi paga cosa lo vediamo in chi paga l'alloggio degli invitati.
• Programma. Tutto ciò che riguarda tutti gli ospiti: serata di benvenuto, cerimonia, cena, il giorno dopo. Indicate ora e luogo di ogni momento, in ora locale.
• Dress code. Spiegate cosa significa in pratica sul posto: cerimonia sul prato o sulla sabbia, serate che rinfrescano, chiese dove le spalle vanno coperte. "Elegante" non vuol dire la stessa cosa in ogni paese.
• Menù e alimentazione. Se gli ospiti scelgono un piatto in anticipo, mostrate le opzioni e chiedete la scelta nella risposta, insieme ad allergie ed esigenze alimentari. Così avete tutto in un posto quando la cucina lo chiede.
• Informazioni pratiche sul posto. La valuta, se servono contanti ad esempio per il taxi (chiedete alla location), e a chi si rivolgono gli ospiti il giorno stesso se qualcosa va storto. Dev'essere una persona con un telefono, non voi due.
• Modulo di risposta. Sì o no per ogni ospite, a quali momenti partecipa, e alimentazione. Una risposta per nucleo familiare con ogni persona indicata per nome è la più facile da contare.