Passo 1Definire Budget & Finanziamento▼
12-18 mesi prima
Definire Budget & Finanziamento▼
Sulla base della nostra esperienza con oltre 500 matrimoni all'estero in Costa Rica, ecco la cronologia che raccomandiamo:
Fase 1: Sogno & Ricerca (12-18 mesi prima)
- Definite la vostra visione: Che tipo di matrimonio? Intimo (20-40 ospiti) o più grande (50-100)?
- Panoramica budget: Fissate un budget totale. Media in Costa Rica: 22 517 €
- Stagione: dicembre-aprile (stagione secca) è ideale. La mezza stagione (prima/dopo l'alta stagione) è spesso 20-30% più economica e le location sono più disponibili. I nostri clienti che hanno scelto la mezza stagione sono spesso altrettanto felici - il meteo è di solito fantastico!
- Caparra: Prenotate location/organizzatore con 6 755 € acconto (solitamente 30%)
Fase 2: Prenotazioni Chiave (9-12 mesi prima)
- Matrimonio organizzatore: Book a local organizzatore (7 881 € di risparmio grazie ai loro contatti con i fornitori)
- Location: Assicuratevi la location dei sogni - quelle popolari in Costa Rica si riempiono rapidamente
- Fornitori principali: Fotografo, catering, fiorista, musica
- Save-the-date: Invia agli ospiti (molti devono pianificare voli + alloggio)
Fase 3: Dettagli & Logistica (3-6 mesi prima)
- Invito formale: Con informazioni di viaggio dettagliate per gli ospiti
- Blocchi hotel: Prenota camere a 2-3 livelli di prezzo
- Info volo: Inviate voli consigliati e consigli di prenotazione
- Ospite logistics: Pianificate trasporto di gruppo per il giorno del matrimonio
Fase 4: Conto alla Rovescia (1-3 mesi prima)
- Confermate tutti i fornitori 2 settimane prima
- Create una timeline della giornata (dettagliata minuto per minuto)
- Assicurazione viaggio per gli sposi + controlla l'assicurazione viaggio degli ospiti
- Pagamento finale ai fornitori (solitamente 70% rimanente)
Il Nostro Consiglio per Costa Rica:
Il miglior consiglio che possiamo dare è PRENOTARE PRESTO. Le location popolari in Costa Rica sono spesso al completo 12+ mesi prima, specialmente durante dicembre-aprile (stagione secca). Iniziate la vostra ricerca almeno 15 mesi prima e sfruttate l'esperienza del vostro wedding planner/location - l'hanno fatto centinaia di volte!
Passo 2Scegliere Destinazione & Location▼
12 mesi prima
Scegliere Destinazione & Location▼
Costa Rica offre un'incredibile varietà. La scelta giusta dipende dal vostro stile, budget e dalle esigenze dei vostri ospiti.
Scegliere la Destinazione Giusta
Quando scegliete la vostra destinazione in Costa Rica, considerate questi fattori:
- Accessibilità: Quanto è facile per gli ospiti raggiungerla?
- Clima: Com'è il tempo durante il periodo preferito?
- Budget: Come si confrontano i prezzi tra le diverse zone?
- Stile: La destinazione corrisponde alla vostra visione del matrimonio?
Cerimonia simbolica: For symbolic ceremony it's simpler, but some areas may have specific rules.
La Nostra Raccomandazione:
Visitate la vostra destinazione preferita prima del matrimonio (se possibile). Un viaggio di 3 giorni costa 8k-15k EUR ma può far risparmiare 50k+ EUR in insoddisfazione.
Passo 3Assumere Wedding Planner▼
10-12 mesi prima
Assumere Wedding Planner▼
Un matrimonio organizzatore locale è il vostro PIÙ GRANDE investimento per una pianificazione senza stress in Costa Rica.
Costo & Valore
Prezzo: 15.000-40.000 EUR (a seconda dell'ampiezza)
Ritorno: Spesso fa risparmiare 50.000+ EUR grazie a sconti fornitori e prevenzione errori
Tre Livelli di Servizio
Pianificazione Parziale (15,000-20,000 EUR)
- Raccomanda fornitori
- Negozia i contratti
- 3-4 riunioni digitali
Ideale per: Coppie che vogliono competenza locale ma fanno molto da soli
Pianificazione Completa (25,000-35,000 EUR)
- Everything from Pianificazione Parziale +
- Creates cronologia
- Coordina tutti i fornitori
- Comunicazione illimitata
Ideale per: 85% delle coppie - miglior rapporto qualità-prezzo
Concierge (35,000-40,000 EUR)
- Everything from Pianificazione Completa +
- Visita le location per voi
- Gestisce TUTTI i dettagli
- Completamente senza stress per voi
Ideale per: Coppie impegnate e chi vuole zero stress
Importante:
Il 90% dei matrimoni a destinazione di successo ha un organizzatore locale. Il 10% che lo salta spende spesso il 20-30% in più a causa di errori e mancanza di conoscenze locali.n't spend 100+ ore di ricerca fornitori - lasciate fare al vostro wedding planner!
Passo 4Prenotare Location▼
10-12 mesi prima
Prenotare Location▼
La location è la vostra prenotazione PIÙ IMPORTANTE - il donne le ton à tout le mariage et représente souvent le plus gros coût.
Ripartizione del Budget
Location + setup: 6 755 € (ca. 30% del budget totale)
Catering (incluso in molte location): 5 629 € (ca. 25%)
Cosa Include un Pacchetto Location?
- Spazio: Location, setup, basic decor, chairs/tables, staff, teardown
- Catering: Welcome drink, dinner, matrimonio cake, pacchetto bevande
- Coordinamento: Coordinatore del giorno (incluso nella maggior parte delle location a Costa Rica)
Checklist Selezione Location
- Capacità: Does it accommodate your ospite count?
- Alloggio: Gli ospiti possono soggiornare in loco?
- Piano pioggia: C'è un'alternativa al coperto?
- Suono: Ci sono restrizioni sul rumore (limiti orari)?
- Access: How do ospiti get there?
- Esclusività: Avete l'intera location tutta per voi?
La Nostra Raccomandazione:
Destinate il 70% a ciò che gli ospiti VIVONO (location, cibo, musica) e il 30% a ciò che VEDONO (fiori, decorazione, styling). Questo dà il miglior equilibriomorable experience and beautiful aesthetic.
Passo 5Organizzare Documentazione▼
6-9 mesi prima
Organizzare Documentazione▼
La documentazione è la causa #1 di stress per i matrimoni a destinazione. Ecco una guida completa per Costa Rica:
Type of Cerimonia
La maggior parte delle coppie sceglie una cerimonia simbolica in Costa Rica e registrarsi legalmente in Italia.
Cerimonia Simbolica (Più Popolare)
- Nessun requisito legale - completa libertà
- Scegliete il vostro celebrante (amico, professionista, o religioso)
- Scrivete i vostri voti
- Registrate legalmente in Svezia prima o dopo (processo semplice)
Per TUTTI i tipi:
- Passaporti validi (validità minima 6 mesi)
- Assicurazione viaggio per tutti gli ospiti
- Copie di tutti i documenti importanti nel cloud
Importante:
Il 95% delle nostre coppie sceglie cerimonia simbolica + registrazione legale svedese. È l'opzione PIÙ FACILE e SICURA - zero rischi di ritardi dovuti alla documentation!
Passo 6Prenotare Fornitori▼
6-9 mesi prima
Prenotare Fornitori▼
Dopo la location, il focus successivo: fotografo, catering, musica, fiori. Questi creano la vostra esperienza matrimoniale.
Fotografo & Videografo
Budget: 2 702 € (ca. 12% del totale)
- Fotografo giornata intera (8-12 ore)
- Video highlights (montaggio 3-5 min)
- Shooting fidanzamento (1-2 ore, spesso incluso)
- Album e galleria digitale
Consiglio: La fotografia è l'UNICA cosa che dura per sempre. Don't save here!
Catering & Bevande
Budget: 7 881 € (ca. 35% - spesso incluso nella location)
- Aperitivo di benvenuto (1 ora prima della cerimonia)
- Cena 3-5 portate (cucina locale consigliata!)
- Matrimonio cake
- Open bar (4-6 ore)
Fiori & Styling
Budget: 1 801 € (ca. 8%)
- Bouquet da sposa + boutonnière
- Centrotavola
- Cerimonia arch/backdrop
- Consiglio: Usate fiori locali di stagione - più belli E più economici!
Priorità del budget:
Hanno relazioni consolidate e spesso ottengono sconti del 10-15%. Inoltre, i fornitori che raccomandano sono pre-selezionati per qualità e affidabilità.
Passo 7Logistica Ospiti▼
4-6 mesi prima
Logistica Ospiti▼
La logistica degli ospiti è fondamentale per i matrimoni a destinazione. Trasporto e alloggio fluidi = ospiti felici.
Informazioni sul volo
- Tempo di volo: 12-14 timmar dall'Italia
- Momento migliore per prenotare: 4-6 mesi prima per i migliori prezzi
- Consiglio: Create un foglio condiviso con i voli consigliati
Strategia Alloggio
- Block prenotazione: Prenota camere a 2-3 livelli di prezzo
- Negozia: 15-25% sconto gruppo per 10+ camere
- Scadenza: Fissate una scadenza per le prenotazioni 3 mesi prima
Trasporto il Giorno del Matrimonio
Budget: 450 € (ca. 2%)
- Bus di gruppo hotel → location → hotel
- Prenota 2 partenze (prima della cerimonia + tarda serata)
- Considerate un servizio navetta per gruppi più grandi
Ospite Communication
Couples who send out a professional "Ospite Guide PDF" 5 months before report significantly fewer logistics questions.
- Informazioni meteo e lista bagagli
- Voli e hotel consigliati
- Consigli locali (ristoranti, attività)
- Matrimonio schedule and dress code
- Contatti di emergenza
La Nostra Raccomandazione:
Investite 2-3 ore in una guida completa - vi farà risparmiare 20+ ore di risposte alle domande degli ospiti!
Passo 8Finalizzare & Viaggiare▼
1-3 mesi prima
Finalizzare & Viaggiare▼
Gli ultimi mesi riguardano la conferma dei dettagli, la finalizzazione dei pagamenti e la preparazione per il grande giorno.
3 mesi prima
- Conferma i numeri definitivi con hotel & trasporto (1 mese prima)
- Inviate programma dettagliato a tutti gli ospiti
- Ultima prova dell'abito da sposa
- Confermate la selezione del menu con il catering
1 mese prima
- Pagamento finale a tutti i fornitori
- Conferma tutte le prenotazioni (location, fotografo, fiorista, musica)
- Crea il tableau de mariage
- Preparate le mance per il personale
1 settimana prima
- Create una "Checklist del Giorno Prima" e rivedetela con il vostro matrimonio organizzatore il giorno prima
- Pack cerimonia items (rings, vows, marriage certificate)
- Conferma gli orari di arrivo con tutti i fornitori
- Time for location inspection, vendor meetings, jet-lag recovery, relaxation
Programma del Giorno del Matrimonio
- Mattina: Acconciatura/trucco, foto preparazione
- Cerimonia: Di solito 16:00-17:00 (luce migliore per le foto)
- Cocktail hour: 17:00-18:00
- Cena: 18:00-20:00
- Primo ballo + festa: 20:00-02:00
Budget: Costi finali
Extra previsti: 2 702 € (ca. 10-15% del totale)
- Mance per il personale (5-10%)
- Aggiunte dell'ultimo minuto
- Cena di benvenuto per gli ospiti in arrivo
- After-party/brunch il giorno dopo
Il Nostro Consiglio Finale:
Ciò che conta davvero è che sposiate l'amore della vostra vita circondati dalle persone che amate di più. La pianificazione può sembrare travolgente a volte, ma Costa Rica offrirà uno sfondo indimenticabile. Fidatevi del vostro organizzatore, godetevi il processo e ricordate: ogni matrimonio è perfetto quando la coppia è felice!